Các chuẩn bị quan trọng để event ngoài trời diễn ra như ý muốn

Các chuẩn bị quan trọng để event ngoài trời diễn ra như ý muốn

Vì sao không thử một chút không gian mát mẻ? Hít thở một nguồn năng lượng mới trong cuộc giao lưu hay hội thảo tới của công ty bạn bằng cách lựa chọn một địa điểm ngoài trời. Trong mùa xuân, mùa hè & sớm thu, bạn có thể cảm nhận thấy được thời tiết đẹp, một ngày dài, tự nhiên nhẹ nhàng của không gian bên ngoài hơn là chỉ bó gọn lại trong 4 bức tường chật hẹp.

Lên kế hoạch cho sự kiện ngoài trời

Chọn địa điểm có thể là phần khó nhất ở tất cả giai đoạn. Lúc thực hiện một hội thảo ngoài trời cho một công ty nào đó, đây là các ý kiến cần xem xét:
Mục đích cho hội nghị này là gì? Biết chương trình nghị sự của các bạn sẽ giúp thiết lập các giai điệu cho các kiểu địa điểm, trang trí, và các tiện nghi khác quan trọng.
Số chi phí mà bạn có thể dùng? Có vô cùng nhiều những kiểu không gian mà các bạn có thể tận dụng ở môi trường ngoài trời, ví dụ như cửa hàng, lều, gazebos, địa điểm thể thao, khu vực dã ngoại, hàng hiên, sàn thượng, và nhiều hơn nữa. Sự khác biệt giữa địa điểm đặt & hỗ trợ dịch vụ của các bạn một cách riêng biệt so với vấn đề chọn lựa một khu vực gồm tất cả là những gì? Tìm hiểu chọn lựa của các bạn để xem hiệu quả chi phí có thể được tìm thấy trong khi vẫn đạt được hiệu quả tương đương.
• Có phòng vệ sinh, bãi đỗ xe, nhà khách, và các tiện nghi khác ở trong một không gian dễ chịu? Chọn lựa 1 địa điểm thích hợp để đáp ứng những yêu cầu của khách của các bạn. Nếu như khách hàng phải di chuyển từ nơi này đến địa điểm khác, thì có phương tiện trợ giúp nào không?
• Thời tiết theo mùa tùy trong khu vực là gì? Các bạn đang làm việc trong một không gian được bảo hiểm, ví dụ như một gian hàng, hoặc với 1 khu vực mở như sân tennis hay sân golf? Mẹ Thiên nhiên không thể dự đoán trước. Nếu bạn đang làm việc tại một khu vực mở, nó có thể được bố trí cho một lều hoặc các phương tiện sao lưu khác trong trường hợp có thời tiết khó chịu.
• Làm thế nào thực đơn của các bạn sẽ trợ giúp những chủ đề hoặc mục đích của hội nghị này? Nếu bạn mong muốn mọi người để có thể hòa nhập dễ dàng, bufffet là chọn lựa tốt nhất. Hoặc, nếu bạn mong muốn một sự rung cảm chính thức hơn, nó có thể tạo ra một thiết lập 1 bữa tối sang trọng với bữa ăn ba món chính trong một không gian được sắp xếp trước.

Trường hợp tìm hiểu: Hội thảo mùa xuân ngoài trời.

Vào mùa xuân năm 2012, Q Centre làm sự kiện của tập đoàn mình theo chủ đề Mùa xuân ở ngoài trời với sự có mặt của hơn 500 thành viên. Đấy là một cơ hội để xua tan đi mùa đông lạnh giá và chào đón mùa xuân xinh đẹp đang tới.
Những dãy bàn được mặc lên màu của mùa xuân như xanh dương, xanh lá, màu cam & vàng. Những bó hoa và chậu cây mùa xuân được để trên từng bàn.
Hoa cúc được đặt trên trần nhà của mỗi gian hàng, phối hợp cùng ánh sáng làm điểm nhấn. Món ăn được chọn lựa để thể hiện bằng màu của hoa lá cảnh vật mùa xuân. Bởi thế, event mang tới 1 cái nhìn và cảm nhận như một buổi picnic.
Quầy bar phục vụ nước chanh & các thức uống nhẹ dành cho mùa xuân, có cả vùng tự phục vụ thức ăn mà khách hàng tham gia có thể tự chọn lựa & lấy đồ cho mình. Con đường vào buổi tối được lát các ngôi sao phản quang lấp lánh vui mắt & tạo cảm giác ấn tượng cho khách hàng.
Hội nghị đã kết thúc 1 cách thành công và để lại một quãng thời gian đáng nhớ cho những nhà tổ chức. Khách hàng mời tham gia, từ khi đặt chân tới khi đi về đều có các trải nghiệm tuyệt vời.

Kết luận

Một trong những lợi ích lớn nhất của không gian ngoài trời và nguồn năng lượng và bầu không gian tươi mới mà nó mang lại cho hội thảo của bạn. Dù bạn đang tìm kiếm ý tưởng để thực hiện một buổi hoạt động nhóm, biểu diễn thời trang hoặc giới thiệu những mẫu thiết kế, sản phẩm mới, không gian bên ngoài sẽ giúp đem lại sự mới mẻ & khiến mọi người năng động, kết nối hơn các hội nghị trong nhà.
Hãy sáng tạo trong vấn đề tạo điểm nhấn khi tổ chức hội nghị ngoài trời & bạn có thể tạo ra 1 hội nghị có ấn tượng mạnh mẽ.